Sdscompany.ru

Компьютерный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Методичка access 2020

Курс по Access. Управление базами данных в Access

Базы данных существуют в любой организации. Одной из программ, позволяющей сотрудникам решать задачи хранения и обработки данных, является Microsoft Access.

Microsoft Access – популярная система управления базами данных, инструмент быстрой разработки баз данных и пользовательских приложений к ним.

MS Access может работать одновременно с такими объектами, как таблицы, отчеты, запросы, формы, макросы и модули, связанными между собой в один файл (базу данных).

Цель семинара

Научить слушателей использовать возможности Microsoft Access для обработки и анализа информации.

В программе семинара

1. Знакомство с базами данных Microsoft Access

  • Знакомство с технологией баз данных при хранении информации
  • Отличие баз данных Access от электронных таблиц Excel
  • Обзор основных новшеств Microsoft Access
  • Создание базы данных Microsoft Access по шаблону
  • Работа с существующей базой данных
  • Назначение основных объектов базы данных Access
  • Работа с объектами базы данных в Области навигации

Тренировочное задание по теме

2. Работа с существующей базой данных

  • Открытие существующей базы данных
  • Область переходов
  • Просмотр таблиц
  • Просмотр запросов
  • Просмотр форм
  • Просмотр отчетов
  • Просмотр других объектов Access
  • Создание и сохранение новой базы данных
  • Одновременное открытие двух баз данных
  • Открытие БД, созданной в более старой версии Access
  • Закрытие базы данных и выход из MS Access
  • Вывод на экран схемы данных

Тренировочное задание по теме

3. Создание таблиц в базе данных Access и работа с ними. Импорт данных в Access

  • Создание таблиц в базе данных Microsoft Access: установка типов данных, свойств полей
  • Ввод и редактирование данных в таблицах
  • Импорт данных из других приложений в базу данных Access
  • Типы отношений между таблицами в базе данных
  • Определение связей между таблицами в окне
  • Схема данных, настройка целостности данных
  • Использование подстановок (поля с возможностью выбора из списка)
  • Настройка свойств, ограничивающих ввод данных в таблицу

Тренировочное задание по теме

4. Создание экранных форм

  • Автоматическое создание экранных форм разных типов: в столбец, ленточной и разделённой
  • Создание форм с помощью Мастера форм
  • Работа с табличными данными с помощью форм
  • Изменение дизайна и настроек формы в режимах Макета и Конструктора
  • Добавление дополнительных полей из таблицы в экранную форму
  • Представление связи «один-ко-многим» с помощью подчиненной формы

Тренировочное задание по теме

5. Обработка данных в Access: фильтры и запросы

  • Поиск данных в таблицах
  • Сортировка и фильтрация данных в таблицах
  • Создание простых запросов на основе одной или нескольких таблиц
  • Сортировка данных с помощью запросов
  • Установка критериев отбора записей
  • Вычисления в запросах

Тренировочное задание по теме

6. Создание печатных отчетов. ЭКспорт отчета в PDF. Использование сервисов

  • Создание печатного отчета без группировки
  • Создание отчета с группировкой с помощью Мастера отчетов
  • Изменение настроек отчета в режимах Макета и Конструктора
  • Экспорт отчета в формат PDF
  • Создание резервной копии и восстановление базы данных
  • · Сжатие и восстановление базы данных Microsoft Access

Тренировочное задание по теме

7. Обмен информацией с внешними источниками

  • Импорт данных из Excel
  • Импорт данных из текстовых файлов с разделителями
  • Импорт данных из текстового файла с фиксированной длиной записи
  • Импорт информации из базы данных Access
  • Импорт информации из других баз данных
  • Экспорт данных в другие приложения (Word, Excel, другую БД Access)
  • Связывание базы данных Access с информацией из другого приложения
  • Другие способы обмена данными в Access

Тренировочное задание по теме

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Результат посещения семинара

  • создавать базы данных для хранения и структурирования большого объема информации в различных областях, правильного обновления, модификации и поиска определенных данных, а также автоматизации расчетов, и отчетов,
  • формировать запросы и отчёты для анализа информации и просмотра результатов,
  • создавать экранные формы, которые превратят базу данных в удобное приложение для конечного пользователя,
  • работать как с существующими базами данных, так и при разработке своих баз данных.

Пройдя курс, Вы освоите не только базовый функционал, но и возможности в версиях Access 2007/2010, а также новые возможности Access 2013, что позволит Вам эффективнее использовать программу Microsoft Access в повседневной работе.

Для кого предназначен семинар

Семинар предназначен для всех, кто по роду деятельности использует в работе программу MS ACCESS .

Метод ведения

Семинар является формой активного обучения, целью которого является передача знаний тренера слушателям, получение и развитие практических знаний и навыков при непосредственном выполнении заданий и решении задач, аналогичных производственным.

Во время тренинга каждый слушатель под руководством тренера выполняет практические задания по темам курса на компьютере с установленной программой MS Excel 2007/ 2010/ 2013. В процессе работы предусматриваются ответы на соответствующие теме вопросы участников.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Методичка Access 2007 (2ЛР)

Лабораторное занятие № 5

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

Запуск Microsoft Access 2007 производится из меню Пуск. После запуска отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Для создания новой базы данных необходимо щелкнуть на иконке «Новая база данных».В открывшемся окне ввести имя файла «Лаб5_Аэропорт». При необходимости можно выбрать папку для размещения файла базы данных (напримерD:Иванов). Нажать кнопку Создать. Откроется окно базы данных.

Основные элементы главного окна показаны на Рис. 1.

Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать.

Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.

Вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица.

Панель объектов (Область переходов) отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка

Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

В MS Access 2007 таблицы можно создавать тремя способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы и на основе шаблона. Для создания таблиц на вкладке Создание имеется группа Таблицы (Рис. 2).

Рис. 2. Способы создания таблиц

Основным режимом создания таблиц является режим Конструктора, так как он предоставляет пользователю большой выбор параметров для настройки любого элемента. В этом режиме создаётся только структура таблицы. Для ввода данных необходимо перейти в Режим таблицы.

При создании в Режиме таблицы перед пользователем отображается заготовка для таблицы в виде строк и столбцов. В этом режиме можно как добавлять/удалять поля таблицы, так и вводить данные.

Создание на основе шаблона позволяет получить готовую, буквально в одно нажатие кнопки, базу данных. При этом если не устраивает шаблон – можно перейти в режим конструктора и изменить любой элемент таблицы.

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладках Главная, Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева) (Рис. 3).

Рис. 3. Переключение режимов отображения таблицы

При переключении в режим Конструктора на ленте появляется вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами (Рис. 4).

Рис. 4. Контекстная вкладка Работа с таблицами

В MS Access 2007 таблицы можно создавать двумя способами: в режиме мастера запросов и в режиме конструктора. Для создания запросов на вкладке Создание имеется группа Другие (Рис. 5).

Рис. 5. Способы создания запросов

В Режиме мастера запрос создаётся в диалоговом режиме. Пользователь отвечает на вопрос и нажимает кнопку Далее. В этом режиме можно создать 5 типов запросов: Простой подробный, Простой итоговый, Перекрестный, Повторяющиеся записи и Запрос без подчиненных.

Основным режимом создания запросов является режим Конструктора. Окно Конструктора запросов (Рис. 6) разделено на две панели: верхняя панель, включает таблицы и запросы, выбранные в качестве источника создаваемого запроса, нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. В этом режиме в запросе можно создавать вычисляемые поля содержащие математические формулы для расчета данных.

Запрос, созданный в режиме мастера всегда можно исправить или изменить в Конструкторе. Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим на ленте.

Рис. 6. Конструктор запросов

При переключении в режим Конструктора на ленте появляется вкладка Работа с запросами/Конструктор, на которой расположены инструменты для работы с запросами. На этой же вкладке расположены кнопки для создания запросов действия: запрос на создание таблицы, на удаление, на добавление, на обновление.

В базе данных Access формы можно создавать тремя способами: с помощью заготовок (шаблонов); с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм

Открывать формы можно тоже в трёх режимах: Режим формы (для просмотра и ввода данных), Режим макета (для небольшого редактирования) и режим Конструктора (основной режим для создания формы). Режимы можно переключать с помощью кнопки Режим на ленте.

Инструменты для создания форм расположены в группе Формы на вкладке Создание (Рис. 7) и контекстных вкладках Конструктор и Упорядочить.

Рис.7. Группа Формы

Создание с помощью заготовок позволяет получить форму одним нажатием кнопки. Сначала на Панели объектов выбирается таблица, на основе которой будет построена форма, а затем нажимается соответствующая кнопка (Форма, Разделённая форма, Несколько элементов). При необходимости можно перейти в режим конструктора и изменить любой элемент.

В Режиме мастера сначала из таблиц или запросов выбираются поля, которые будут отображаться в форме (можно выбирать поля из нескольких таблиц). Затем выбирается вид формы и стиль оформления.

В режиме конструктора перед пользователем открывается окно Конструктора форма состоящее из нескольких областей: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы, Верхний/Нижний колонтитулы (Рис. 8). Все области, кроме Области данных можно скрыть или отобразить. Поля из таблиц в заготовку формы можно добавлять перетаскиванием.

Рис. 8. Рабочее окно Конструктора форм

Отчёты в базе данных Access можно создавать тремя способами: с помощью заготовок (Отчёт, Наклейки, Пустой отчет); с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм

Открывать отчёты можно в четырех режимах: Представление отчёта (для просмотра отчета), Предварительный просмотр (как отчет будет выглядеть при печати), Режим макета (можно просмотреть внешний вид макета и внести небольшие изменения) и режим Конструктора.

Инструменты для создания форм расположены в группе Отчёты на вкладке Создание (Рис. 9) и контекстных вкладках Конструктор, Упорядочить и Параметры страницы.

Рис.9. Группа Отчёты

Режимы создания отчётов, в целом аналогичны режимам создания форм. Отличием являются две дополнительные области в окне конструктора отчетов, которых нет в формах: Заголовок и Примечание группы (Рис. 10). С помощью этих областей можно производить группировку по какому либо полю. Группировку можно задать как при создании отчета, так и добавить позже.

Рис. 10. Структура отчёта

При создании отчета в режиме мастера, для задания группировки необходимо на третьем шаге выбрать поле для группировки. В дальнейшем, если в созданном отчете перейти в режим Конструктора, там будет отображаться область Заголовок группы, в котором будет находиться поле группировки. Область Примечания группы отображается с помощью кнопки Больше на панели Группировка, сортировка и итоги (Рис. 11).

Рис. 11. Панель Группировка, сортировка и итоги

Задание 1. Кассой аэропорта предоставляется отчетность, в которой отражается количество проданных билетов за каждый месяц. Необходимо создать базу данных, в которой будет вестись учет всех проданных билетов и будет автоматически формироваться отчет. В базе должны быть созданы средства для облегчения ввода данных и предусмотрена возможность просмотра количества билетов проданных на рейсы в какой либо из пунктов назначения по выбору.

Методичка MS Access (методическое указание MS Access)

Описание файла

Документ из архива «методическое указание MS Access», который расположен в категории «книги и методические указания». Всё это находится в предмете «информационное обеспечение систем управления» из седьмого семестра, которые можно найти в файловом архиве МПУ. Не смотря на прямую связь этого архива с МПУ, его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе «книги и методические указания», в предмете «информационное обеспечение систем управления» в общих файлах.

Текст из документа «Методичка MS Access»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Московский государственный технический университет

Факультет: «Автоматизация и управление».

Кафедра «Автоматика и процессы управления»

Г.М. Холодов Одобрено методической

О.И.Солопова комиссией факультета

«Автоматизация и управление»

по выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).

профессора, к.т.н. Харитонова В.И.

Холодов Г.М., доцент, Солопова О.И., бакалавр.

Методические указания по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).

стр 40,библ.З, МАМИ, 2006г.

В методических указаниях представлена информация, необходимая для организации и выполнения студентами лабораторных работ. Тематика лабораторных работ охватывает актуальные вопросы построений реляционных баз данных для систем управления, использование инструментария Системы управления базами данных M.S.Access 2003 для разработки программных управляющих данными структур и др.

Целью проведения лабораторных работ является конкретизация и закрепление основных теоретических положений, изложенных в лекциях по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» и приобретение умений и навыков по разработке информационного обеспечения систем управления и программных средств управления данными.

В данных методических указаниях рассмотрены лабораторные работы по следующим темам:

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей»;

Сопровождение баз данных;

Построение запросов к базе данных;

Создание базы данных Microsoft Access;

Использование языка SQL в запросах;

Работа с данными в среде Access из внешних источников;

Оптимизация разработанной (модернизированной) базы данных и
управляющих структур;

Программирование управляющих структур средствами макроса;

Использование технологии Интернет для управления данными в
среде Access.

Выполнение лабораторного практикума осуществляется в компьютерном классе, оснащенном персональными компьютерами с операционной системой Windows XP 2003 и старше, СУБД «MS Access 2003».

Значительная часть каждой лабораторной работы рассчитана на выполнение в часы, отводимые на самостоятельную работу.

Отчеты по лабораторным работам оформляются с помощью принтера и принимаются к защите равномерно в течение семестра.

Общие положения 3

Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Лабораторная работа №2.

Сопровождение баз данных. 7

Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных. 10

Лабораторная работа №4.

Создание базы данных Microsoft Access. 14

Лабораторная работа №5.

Использование языка SQL в запросах. 22

Лабораторная работа №6.

Работа с данными в среде Access из внешних источников. 28

Лабораторная работа №7.

Оптимизация разработанной (модернизированной) БД и системы управления базой данных (СУБД). 30

Лабораторная работа № 8.

Программирование управляющих структур средствами макроса 32

Лабораторная работа №9

Использования технологии Интернет для управления СУБД Access 36

Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Цель работы: ознакомление с архитектурой баз данных.

БД «Борей» используется в качестве экспериментальной базы лабораторного практикума и представляет все объекты Access (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, модули, макросы).

Первоначальным объектом при разработке БД является таблица. Cтроим БД для студентов группы: ФИО, год рождения, адрес, дисциплины с 1-ого по 5-ый курсы и успеваемость. Как видно из перечисленных элементов, имеем дело с огромными объемами информации. В связи со сложным поиском, надо нарисовать поле, формат и т.д., поэтому имеем дело с реляционными таблицами, т.е. взаимосвязанными. В реляционных БД таблицы взаимосвязаны по ключевым полям. Чтобы просмотреть связь таблиц, необходимо использовать схему данных, на которой можно просмотреть ключевые поля начала и окончания связи. Таблица «Доставка» связана с таблицей «Заказы». Ключевыми словами «Код доставки» является «Доставка» и через таблицу «Заказы» с таблицей «Заказано» с ключевыми словами «Код заказа».

Access хранит данные в таблицах, но работа с ними осуществляется преимущественно, с помощью форм. Подобно бланку, форма Access является графическим объектом, который содержит поля, кнопки выбора и командные кнопки. Открыв БД и одну из форм можно убедиться, что с ее использованием удобно выполнять ряд операций, таких как ввод и корректировка данных, вывод данных в цифровой и графической форме. Например, главная кнопочная форма содержит данные о типах, поставщиках, товарах и заказах. Эта форма позволяет просмотреть данные, например, просмотр списка товаров.

Работать непосредственно с таблицами, особенно большими по количеству строк и столбцов сложно. Часто возникает необходимость извлечь из БД фрагмент данных и представить их в удобном виде. В этом случае используется эффективный инструмент «Запрос». «Запросы» позволяют ограничивать диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. «Запросы» можно сохранять и использовать многократно.

В качестве объектов СУБД, позволяющих проводить систематизацию и представление БД, используются «Отчеты».

Открыть БД «Борей». Переключить кнопку на окно БД и рассмотреть объекты
типа «Таблица», в соответствии с вариантом, для чего, отметив соответствующим
вариантом таблицу его поля, открыть и рассмотреть его поле; открыть
подтаблицу с помощью знака «+». Изучить связь таблиц и подтаблиц.
Графически представить таблицы в виде схемы данных. В этот режим можно
войти с помощью щелчка правой клавиши и активизации поля главного меню
«Сервис» — «Схема данных».

Переключить «Таблицу заказов» в «Конструктор», не изменяя записи.
Рассмотреть поля в «Конструкторе» таблицы, а именно: «Тип данных»,
«Описание», «Размер поля» и «Новые значения». Активизируя каждое поле, в
опции меню «Общие» зафиксировать записи в нижней правой части окна.

Ознакомление с объектом «Форма».

Активизировать имя «Форма», соответствующие «Форме» «Заказы». С помощью
поля «Открыть» просмотреть «Форму» и описать ее назначение.

Изучить объекты «Формы» с помощью кнопки «ОК».

Изучить и описать назначение полей вывода данных.

Ознакомление с объектом «Запрос». Активирование имя «Запроса».

Ознакомление с объектом «Отчет». Активировать имя «Отчета» и, с помощью поля
«Просмотр», ознакомиться с данными «Отчета».

Связанные таблицы на экране представляются в виде таблиц и подтаблиц, которые раскрываются с помощью знака плюс (+).

Создание базы данных «Школа»

1. Проектирование БД «Школа»

1.1 Проектирование модели реальной БД на примере создания

Мы будем создавать работающую БД со всеми основными объектами: таблицами, формами, запросами и отчетами, используя всем нам хорошо знакомую предметную область – школу. Школа – это сложная структура со множеством объектов. Перечислим эти объекты: ученики, учителя, классы, администрация, изучаемые предметы, оценки по этим предметам, библиотека, столовая, кружки, родительский комитет, зарплата учителей, школьная мебель и оборудование, ремонт помещений и т. п. и т. д. Создать БД, которая бы полностью охватывала бы все эти объекты и взаимосвязи между ними, мы никак не успеем в рамках тех часов, которые выделены нам на изучение этой темы. Поэтому выделим только самые основные и хорошо знакомые ученикам.

1 – 4 : Основные объекты БД

5 – 8 : Объекты, с помощью которых осуществляется связь основных объектов друг с другом:

5 – 6 : Связи между объектами, которые реализуются с помощью дополнительных таблиц,

7 – 8 : Связи между объектами, которые реализуются с помощью прямых связей между таблицами.

На рис.1.1 стрелки, соединяющие объекты БД, помечены значками 1 и ¥. Это означает вид связи один-ко-многим. Например, в одном классе учатся много учеников или, один ученик получает много оценок.

Отношение многие-ко-многим (¥ и ¥) может применяться в такой ситуации: один и тот же учитель читает в разных классах и один и тот же предмет читают разные учителя. Например, на английский язык класс делиться на группы и в этих группах работают разные учителя или математику в разных классах читают разные учителя и т. п. А связь один-к-одному обозначает точное совпадение количества записей в таблицах.

1.2 Разработка структуры таблиц и типов полей в БД «Школа»

Мастер подстановки из таблицы Учителя.

Мастер подстановки из таблицы Класс

Мастер подстановки из таблицы Учителя

Мастер подстановки из таблицы Предмет

Мастер подстановки из таблицы Класс

Мастер подстановки из таблицы Ученики

Мастер подстановки из таблицы Предмет

Мастер подстановки на основе фиксированного набора данных

Мастер подстановки на основе фиксированного набора данных

1.3 Допустимые данные для таблиц БД «Школа»

Хотя мы и так довольно сильно сократили количество объектов в нашей БД «Школа», но если мы будем вносить в таблицы реальное количество классов в школе (10-40), учеников в них (30), изучаемых предметов и учителей, читающих эти предметы, то наша БД станет очень большой и все время придется потратить только на ввод данных в нее. Поэтому мы и здесь сократим свою работу до минимума.

В нашей школе будет 3 класса: 11-А, 11-Б и 11-В (в вашей могут быть совершенно другие классы, например, 5-Ё). В каждом классе учится по 5 учеников, в школе работает 6 учителей (3 классных руководителя и 3 учителя-предметника) и дети изучают в каждом классе по 5 предметов. Один и тот же предмет в разных классах могут вести разные учителя и один и тот же учитель может читать разные предметы.

Для того чтобы мы знали, какие конкретно данные вводить в таблицы БД, составим списки предметов (табл. 1.2), которые будут читаться в разных классах (у нас обучение профильное и в разных классах читаются разные предметы, а у вас это могут быть просто разные классы – 5, 7, 10)

класс с углубленным изучением химии

класс с углубленным изучением физики

1.4 Создание таблиц БД «Школа» и связей между ними

Откроем программу Ms ACCESS, выберем место на диске, где будет храниться наша БД, назовем ее Школа.mdb и приступим к созданию таблиц.

Сначала будем создавать таблицы, при построении которых не используется Мастер подстановки (табл.1.1). Это таблицы Учителя и Предмет.

Поле №_учителя делаем ключевым – выделяем его и нажимаем кнопку Ключевое поле на панели инструментов (ПИ). Значения для этого поля вводятся автоматически при заполнении таблицы и не повторяются, даже если какая-то запись будет удалена.

Тип поля Класное_руководство устанавливаем Логический, значение – «Да» или «Нет». При вводе данных достаточно поставить галочку в этом поле.

Для того, чтобы избежать «необъяснимых» ошибок при создании запросов и отчетов, в имени полей нельзя использовать пробел, его лучше заменить знаком подчеркивания «_».

Таблицу Учителя можно сразу и заполнить данными, чтобы продемонстрировать потом работу Мастера подстановки. Переходим из режима конструктора в режим таблицы и вносим данные (рис.1.4):

Что такое Мастер подстановки? Это очень полезная возможность, которая используется для того, чтобы брать уже готовые данные из таблицы-источника и одним щелчком мыши вводить их в данную таблицу. Это позволяет, во-первых, значительно ускорить заполнение таблиц данными, а во-вторых, избежать ошибок и опечаток.

Например, при вводе названия класса можно написать: 11А, 11-А, 11 а и т. п. Для нас это все один и тот же 11-А класс, а для БД – это различные данные. Чтобы избежать такого разночтения и используется Мастер подстановки.

1. В списке типов полей выбираем Мастер подстановки (рис.1.7)

2. В появившемся окне переключатель устанавливаем в позицию Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. (рис.1.8)

4. В следующем окне выбираем поля для подстановки. Для того, чтобы нам в дальнейшем было удобно заполнять базу данными, выберем ключевой столбец и столбец с фамилией учителя.

Здесь еще можно выбрать столбец Классное_руководство, чтобы было сразу видно, кто из учителей является классным руководителем, чтобы учителю-предметнику не «навязать» еще и классное руководство! Программа ACCESS будет сохранять в таблице Класс номер учителя, а на экран при работе с этой таблицей выведет фамилию.

5. На рис. 1.10 видно, как будет выглядеть наш столбец подстановки:

6. Нажимаем кнопку Готово, переходим в режим таблицы и смотрим, как это работает (рис.1.11 и 1.12):

Теперь сформируем и остальные таблицы. Данные в них можно внести и после того, как создадим все таблицы.

Таблица Ученики. Для облегчения дальнейшего ввода данных в нее, в полях Дата_рождения и Телефон применим шаблоны – формат поля и маску ввода (см. Приложение на стр.47) (Рис. 1.13 и 1.14):

Вот готовая таблица Ученики (рис.1.15):

Теперь займемся таблицей Преподает. Эта таблица не содержит ключевого поля и все значения в ней определяются Мастером подстановки для полей №_учителя, №_предмета и Класс (табл.1.1). Вот заполненная таблица Преподает с сортировкой данных по классам (рис.1.16) и по учителям (рис.1.17):

Теперь приступим к самой большой таблице – Получает. Эта таблица должна содержать такое количество записей:

225=количество учеников * количество предметов в классе * количество периодов обучения

Период обучения – 1 семестр, 2 семестр, год. Таким образом, в нашей БД будут находиться только семестровые и годовые оценки учеников по всем предметам.

Поля №_ученика и №_предмета формируются с помощью Мастера подстановки так же, как и в предыдущих таблицах. А вот для полей Период и Оценки, мы создадим фиксированные наборы данных:

1. В столбце Тип данных Конструктора таблицы выбираем Мастер подстановки.

2. В открывшемся окне (рис. 1.18) переключатель устанавливаем возле «Будет введен фиксированный набор значений»

3. В следующем окне (рис.1.19) заполняем нужные нам данные. И получим «внутренний» для этой таблицы столбец подстановки.

Аналогично можно поступить и с полем Оценки. Обратите внимание, что в демонстрационной БД, которую Вы получили вместе с этой книгой используется 5-ти бальная система оценок. Учителям в Украине оценки нужно поменять на 12-ти бальную систему.

Когда начнем вводить информацию в таблицу, то в поле Период возникнет раскрывающийся список с периодами обучения (рис.1.20):

При заполнении этой таблицы нужно сверяться с данными в таблице 1.2, чтобы выставлять детям оценки по тем предметам, которые читаются у них в классе, иначе мы не сможем создать потом корректные запросы.

А вот пример заполненной таблицы для первого ученика (рис.1.21):

Еще 15 раз по столько – и золотой ключик у вас в кармане!

🙂 — Дети, если вы не будете хорошо учиться, то вам всю жизнь придется заполнять БД!

На самом первом этапе работы над БД «Школа» нужно просто создать эти таблицы. Заполнять данные лучше после того, как установлены и настроены все связи в таблицах.

1.5 Схема данных БД «Школа»

Перейдем в главное окно БД и в ПИ нажмем кнопку Схема данных . Появится соответствующее окно (рис.1.22). Если в процессе создания таблиц мы использовали Мастер подстановки, то Ms ACCESS самостоятельно установит нужные связи между полями в таблицах. Расположение таблиц в окне может быть другое. Вы можете для удобства сравнения с рисунком перетащить их, ухватившись за заголовок таблицы. Если на вашей схеме появилось меньше 6 таблиц, то недостающие таблицы нужно добавить. Нажмите правую кнопку мыши внутри окна схемы данных и выберите команду Добавить. Если же у вас появились лишние таблицы с именами Класс1 или Преподает3, то их нужно удалить, т. к. они не дадут нам построить запросы. Для удаления лишней таблицы, нужно сначала удалить связи, которые у нее есть с другими таблицами. Нажимаем правую кнопку мыши на линии связи и выбираем команду Удалить. Если же между таблицами нет линий связи, то вы не использовали мастер подстановки. Связи можно установить и в окне Схема данных. Выделаем нужное поле в нужной таблице и перетягиваем его на другую таблицу.

Теперь изменим свойства связей в БД. Посмотрим на рис.1.1. Там на стрелках стоят значки 1 и ¥. Такие же значки нужно установить и в схеме данных.

2. В появившемся окне (рис.1.24) ставим флажок Обеспечение целостности данных и жмем ОК.

3. Получаем результат (рис.1.25) — в одном классе учиться много учеников.

Та таблица, возле которой стоит 1, считается главной, т. к. она связывается по ключевому полю, которое в ней не повторяется. Таблица со знаком ¥ называется подчиненной. В главной таблице мы не можем удалить запись, пока в подчиненной таблице есть хоть одна запись с таким значением.

Аналогичным образом устанавливаем все свойства связей между таблицами, кроме связи Учитель – Класс. Хотя в одном классе может быть только один классный руководитель, и один учитель может быть классным руководителем тоже только в одном классе, этот тип связи между таблицам Учитель и Класс мы установить не можем, т. к. есть еще и учителя-предметники. Поэтому не может быть совпадения количества записей в таблицах Класс и Учитель.

Всю основную работу по проектированию и созданию таблиц БД «Школа» мы сделали, а заполнять таблицы можно по мере наличия свободного времени!

Читать еще:  Block internet access
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector