Sdscompany.ru

Компьютерный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как скрыть адресатов в outlook

Копия и Скрытая копия в электронной почте

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, позволяют поставить нескольких получателей в Копию(на английском языке принята аббревиатура СС), или Скрытую копию (CCB). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То):


Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому. Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия, которое обычно находится сразу под полем Кому. Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия. Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия:


Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры, чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B.

Секреты работы в Outlook. Часть 4. Шаблоны и рассылки

Здравствуйте, уважаемые читатели.

Знаете ли вы, что такое шаблоны в Outlook , используете? Что-то мне подсказывает, что вряд ли 🙂

Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет — то, как минимум, интересна.

1. Шаблоны писем. Чем они хороши?

Известно, что шаблоны — удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.

Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:

  • сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
  • периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
  • приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.

Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?

  • создаём новое письмо;
  • вносим адреса получателей в поля To. Cc. Bcc. (Кому, Копия, Cкк) ;
  • в поле Subject (Тема) вписываем тему письма

Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы — предмет моей личной неприязни и дурной тон 🙂

  • далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
  • если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
  • вставляем вложения (файлы). Если нужно, опять же.

Сохраняем письмо в виде шаблона:

2. Жмём «Save As» («Сохранить как»)

3. Выбираем сохранить в виде «шаблона Outlook» (Outlook Template (*.oft))

4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:

Теперь ваш шаблон в папке . И можно дважды кликнув по файлу, создать письмо на основе шаблона. Изменить/добавить то, что нужно и отправить. Кстати, могут пригодиться возможности отложенной отправки , описанные здесь .

Отступление. Про формат *.msg

Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл — и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно «новое письмо» на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.

MSG — это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!

Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.

Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:

. то появится возможность выбрать шаблон из тех, что есть в Outlook. А если вы сохранили свой шаблон в системную папку, то увидите его:

Короче — управляйте своими шаблонами сами. Раскладывайте их в нужные папки или страницы на портале. И запускайте оттуда. Это удобнее!

2. Рассылки. Как лучше с ними работать?

Рассылка — это отправка одного и того же содержимого по списку адресатов. Всё понятно. Но есть всё же некоторые секретные соображения.

Bсс. (Скк. ) — скрытая копия

Это очень, очень важная кнопка! Всех получателей при рассылке нужно ставить в скрытую копию . Чтобы не светить всем все адреса. Чтобы при пересылке этой рассылки дальше, не проматывать «простыню адресатов».

Подробно можно почитать здесь .

Специальный почтовый ящик — адрес для рассылок

Запросите у службы ИТ создание группового почтового ящика для рассылок. Это наилучший путь.

Чтобы можно было фильтровать рассылки по отправителю. Ведь мы именно так и делаем? 🙂 Ставим фильтр и не читаем предупреждения от службы ИТ-поддержки? (шутка)

Я сам поставил фильтр на большинство рассылок нашей компании. Их реально нереально много. Но на важные оповещения лучше сортировку не ставить.

Права для осуществления рассылок лучше предоставить ограниченному количеству людей . Не исключаю, что в вашей компании каждый может отправить письмо всем сотрудникам. Лучше не пробуйте 🙂

Если вы «сами себе ИТ» и работаете из дома, то всё это можно было не читать 🙂

Опции доставки ответов

Есть одна очень важная опция, я нахожу её удобной, не видел, чтобы кто-то ещё использовал.

Читать еще:  Глобальный список адресов outlook

Например, вы хотите разослать письмо с предупреждением большому количеству сотрудников. Но отправляете с группового ящика для рассылок, и не хотите получать туда возможные ответы. А хотите получать их на другой ящик, например, на центральный ящик HelpDesk.

В этом случае легко настраивается перенаправление ответов. См. картинки:

1. Заходим в Options -> Direct Replies To (Параметры -> Направлять ответы в)

2. Ставим галочку и выбираем адрес для ответов:

10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой

Эти хитрости помогут справиться с любым объёмом писем.

Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.

1. Предварительный просмотр писем

В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку. Теперь она будет открываться, когда вы начинаете работу с Outlook.

3. Папки поиска

Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.

Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, или создать собственную самостоятельно. Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.

Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка. Нажмите «Выбрать». Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё сообщения.

4. Очистка папок

Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

5. Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры. Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу.

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.

6. Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

7. Окна Outlook

Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.

Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Читать еще:  Как удалить адресную книгу в outlook

Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.

Как скрыть адреса электронной почты при отправке нескольким получателям в Outlook 2013

Когда вы отправляете электронное письмо нескольким получателям (некоторые из которых могут быть неизвестны друг другу), лучше не показывать адрес электронной почты каждого пользователя. Вот как это сделать в Outlook.

Когда вы отправляете электронное письмо нескольким получателям, у вас есть несколько вариантов ввода их адресов электронной почты. Вы можете поместить несколько адресов в поля «Кому» или «Копия» (Carbon Copy), но затем эти адреса видны всем, кто получает электронное письмо. Это нормально, если это небольшая группа, где все знают друг друга, но если вы отправляете сообщение более крупной группе, или люди, которые могут не знать друг друга, это не такая хорошая идея. Некоторые могут расстраиваться, если их адрес электронной почты делится с людьми, которых они не знают. Здесь вы можете найти поле «Скрытая копия» и контакт с именем «Undisclosed Recipients».

Использование поля Bcc

Когда вы помещаете адрес в поле «Скрытая копия», ни один получатель сообщения не может видеть этот адрес. Поле «Скрытая копия» полезно в разных обстоятельствах:

  • Если вы хотите отправить слепую копию сообщения кому-то вниманию — например, менеджеру или административному помощнику, — если главный получатель не узнает об этом.
  • Если вы отправляете сообщение многим людям. Таким образом, заголовок электронной почты не переполнен множеством адресов.
  • Если вы отправляете сообщение нескольким людям, которые могут не знать друг друга, или, по крайней мере, адреса электронной почты друг друга.

Дело в том, что поле «Скрытая копия» скрыто по умолчанию в Outlook. Однако достаточно легко включить.

Когда вы создаете сообщение, в окне сообщения перейдите на вкладку «Параметры». В разделе «Показать поля» нажмите кнопку «Скрытая копия».

Поле «Скрытая копия» теперь добавляется в окно сообщения, и вы можете начинать добавлять адреса так же, как в поля «Кому» или «Копия». Более того, поле «Bcc» теперь будет отображаться по всем новым сообщениям по умолчанию. Вы можете отключить его, нажав ту же самую кнопку «Скрытая» на вкладке «Параметры».

Вы можете поместить любые адреса, которые вам нравятся, в поля «Кому» или «Копия» вместе с любыми полями «Скрытая копия». Просто помните, что только адреса в поле «Скрытая копия» скрыты от получателей. Вы также можете оставить поля «Кому» или «Копия» пустым и просто отправить сообщение на адреса в поле «Скрытая копия».

Заметка: Если вы часто отправляете сообщения одной и той же группе людей, подумайте о создании списка рассылки, чтобы упростить работу. Также известно, что некоторые интернет-провайдеры ограничивают количество людей, которым вы можете отправить электронное письмо. Если вы столкнулись с трудностями, попробуйте отправить ваше сообщение в количестве примерно 20 получателей за раз.

Однако есть одна проблема, которая может возникнуть. Если оставить поле «Кому» пустым, многие проверки спама будут интерпретировать сообщение как спам, и ваши получатели могут его никогда не увидеть. Вы можете избежать этой проблемы одним из двух способов. Во-первых, просто поместите свой собственный адрес в поле «Кому». Получатели будут иметь ваш адрес в любом случае, так как вы тот, кто отправляет сообщение. Другой способ — создать контакт «Undisclosed Recipients».

Использование контакта с нераскрытыми получателями

Создание контакта «Undisclosed Recipients» дает вам возможность поместить что-то в поле «Кому», чтобы он дал понять получателям, что другие люди также получают одно и то же сообщение и что имена скрыты. Вы можете думать об этом как о вежливости. Любой, кто получает сообщение, просто увидит «Нераскрытые получатели» в качестве основного получателя сообщения.

Контакт «Undisclosed Recipients» не является специальным лицом в Outlook. Скорее всего, это еще один контакт с вашим собственным адресом электронной почты. Вы можете назвать контакт любым, что хотите, но «Undisclosed Recipients» стал своеобразной общепринятой традицией.

В главном окне Outlook нажмите кнопку «Люди» на панели навигации. Если ваша панель навигации находится в компактном виде, вы увидите значок (слева, внизу). Вы увидите слово «Люди», если панель не находится в компактном виде (справа, внизу).

В окне «Контакт» перейдите на вкладку «Главная». В разделе «Новый» ленты нажмите кнопку «Новый контакт».

В поле «Полное имя» введите имя для нового контакта. Как мы уже сказали, вы можете назвать все, что захотите, но «Undisclosed Recipients» — это то, что люди, вероятно, будут использовать для просмотра. Введите свой адрес электронной почты в поле «Электронная почта», а затем нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Теперь, когда вы создаете новое сообщение, вы можете использовать контакт «Undisclosed Recipients» в поле «Кому», а затем ввести адреса всех получателей в поле «Скрытая копия».

Настраиваем в Microsoft Outlook чтение сообщений и уведомления

В Microsoft Outlook имеется возможность следить за ходом доставки отправленных вами сообщений и их прочтения адресатами, получая уведомление о доставке или прочтении каждого сообщения. Затем содержание уведомления автоматически записывается на вкладку Отслеживание исходного сообщения в папке «Отправленные». Может быть задано автоматическое удаление уведомлений из Списка сообщений. Список сообщений – это правая сторона главного окна Microsoft Outlook, в котором отображается содержимое выбранной папки.

Изменение правил пометки сообщений как прочтенных

  1. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно;
  2. Нажмите кнопку «Область чтения».
  3. Выберите необходимые параметры.

Чтобы быстро вызвать контекстное меню для панели чтения, щелкните правой кнопкой мыши на границу Области чтения рядом со списком сообщений.

Скрытие заголовка сообщения

  1. В меню Вид выделите пункт Упорядочить по, а затем выберите команду Настраиваемое.
  2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
  3. В поле «Область чтения» установите флажок Скрыть колонтитулы.

Чтобы отображать заголовки сообщений, снимите флажок Скрыть колонтитулы.

Для изменения положения области чтения, выберите в меню Вид команду Область чтения, а потом щелкните вариант справа или снизу.

Чтобы выключить область чтения и видеть большую часть списка сообщений выберите команду Область чтения в меню Вид и щелкните Выключено.

Для изменения размера области чтения, поместите указатель на левую границу Области чтения, а затем, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу вправо или влево.

Изменение вида и функциональности области чтения

Для изменения правил пометки сообщений как прочтенных:

  1. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
  2. Нажмите кнопку «Область чтения».
  3. Выберите необходимые параметры.
Читать еще:  Как поменять адрес майл

Чтобы быстро вызвать контекстное меню для панели чтения, щелкните правой кнопкой мыши на границу Области чтения рядом со списком сообщений.

Для скрытия заголовка сообщения:

  1. В меню Вид выделите пункт Упорядочить по, а затем выберите команду Настраиваемое.
  2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
  3. В поле «Область чтения» установите флажок Скрыть колонтитулы.

Чтобы отображать заголовки сообщений, снимите флажок Скрыть колонтитулы.

Для изменения положения области чтения, выберите в меню Вид команду Область чтения, а потом щелкните вариант Справа или Снизу.

Чтобы выключить область чтения и видеть большую часть списка сообщений выберите команду Область чтения в меню Вид и щелкните Выключено.

Для изменения размера области чтения, поместите указатель на левую границу Области чтения, а затем, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу вправо или влево.

По умолчанию во входящих HTML-сообщениях Outlook блокирует внешнее содержимое, такое как ссылки на картинки или звуки. Эти ссылки в исходном HTML-коде связаны с внешним адресом в Интернете. При открытии или просмотре сообщения компьютер загружает внешнее содержимое таким образом, чтобы можно было отобразить картинку или воспроизвести звук. Иногда отправители нежелательной почты используют загрузку внешнего содержимого для проверки активности адреса электронной почты и добавления этого адреса в лист рассылки. За исключением параметров, установленных в диалоговом окне Область чтения (в меню Файл выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку «Область чтения»), изменения в области чтения нельзя сделать для всех папок одновременно, а необходимо выполнять для каждой папки отдельно.

Просмотр сообщений

Как говорится, ну куда же без этого. Собственно для просмотра трех первых строк сообщений в главном окне Microsoft Outlook достаточно выбрать в меню Вид команду Автопросмотр. Чтобы просматривать первые три строки только непрочитанных сообщений, в меню Вид выделите пункты Упорядочить по и Текущее представление, а затем выберите команду Изменить текущее представление. Нажмите кнопку «Другие настройки» и установите переключатель Непрочтенных элементов.

Так же в Outlook вы можете осуществлять просмотр содержимого любого элемента в области чтения. В частности, имеется возможность читать содержимое элементов, открывать вложения, переходить по гиперссылкам, использовать кнопки голосования, просматривать сведения к исполнению на информационной панели Панель сведений. Панель сведений – это область в верхней части окна сообщения, встречи, контакта или задачи. В ней содержатся сведения о том, был ли отправлен ответ на сообщение, было ли оно отправлено, сведения о состоянии подключения контакта, использующего мгновенные сообщения, и так далее.) и отвечать на приглашения, на собрания.

В меню Вид выберите команду Область чтения, а затем – параметр «Справа или снизу». Чтобы скрыть область чтения в меню Вид выберите команду Область чтения, а затем нажмите кнопку «Отключен». При чтении сообщения в области чтения для получения сведений об электронной почте для имени дважды щелкните это имя в поле «От», «Кому» или «Копия».

Чтение обычных текстовых сообщений

Если есть подозрение, что в сообщениях формата HTML могут содержаться вирусы, в Microsoft Outlook можно задать автоматическое отображение открываемых сообщений в формате обычного текста. Однако это не гарантирует полную защиту от вирусов или сценариев. Сценарии выполняются без предварительной компиляции в сообщениях электронной почты.

  1. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Настройки.
  2. Нажмите кнопку «Параметры электронной почты» и установите флажок напротив Читать обычные письма как обычный текст. Чтобы учесть сообщения с цифровой подписью, установите флажок напротив Читать письма с цифровой подписью как обычный текст.

При чтении сообщений с цифровой подписью в обычном формате цифровая подпись не будет работать. Сообщение можно прочесть, однако проверка подписи для выяснения отправителя и подлинности сообщения будет невозможна. Если необходимо просмотреть текстовое сообщение в исходном формате, перейдите на информационную панель и выберите либо «Отобразить в виде HTML», либо «Отобразить в виде форматированного текста (RTF)».

Пометка сообщений как прочтенных или непрочтенных

Заголовки непрочтенных сообщений выделяются в папке «Входящие» полужирным шрифтом. Количество непрочтенных сообщений отображается рядом с именем папки в области переходов.

Чтобы выполнить пометку сообщений вручную:

  1. Выберите сообщения, которые требуется изменить:
    • чтобы выделить соседние элементы, щелкните на первом элементе, нажмите клавишу «Shift» и, удерживая ее, щелкните по последнему элементу;
    • чтобы выделить элементы, расположенные вразброс, нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкните по нужным элементам;
    • чтобы выделить все элементы, в меню Правка выберите команду Выделить все.

Выбор определенных элементов можно упростить, изменив текущее представление (Представления служат для просмотра одних и тех же данных в папке в разном порядке и в разных форматах. Для каждой папки имеются стандартные представления. Имеется также возможность создавать собственные представления.) Например, если требуется найти все сообщения с одной темой, откройте папку, содержащую эти сообщения, выберите в меню Вид команду Упорядочить по, а затем – команду Предмет. Выберите в представлении требуемые сообщения.

  • В меню Правка выполните одно из следующих действий:
    • чтобы пометить сообщение как прочтенное, выберите команду Пометить как прочтенные;
    • чтобы пометить сообщение как непрочтенное, выберите команду Пометить как непрочтенные;
    • чтобы пометить все сообщения в папке, выберите команду Пометить все как прочтенные.

    Если сообщение, на которое был отправлен ответ или которое было перенаправлено, помечается как непрочтенное, в качестве его символа по-прежнему отображается открытый конверт. Однако при сортировке, группировке и фильтрации оно рассматривается как непрочтенное.

    Чтобы выполнить автоматическую пометку сообщений в области чтения:

    1. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
    2. Нажмите кнопку «Область чтения».
    3. Установите флажок напротив Отмечать как прочтенное при просмотре в области чтения, а затем введите число в поле «Отметить как прочтенное через n секунд».

    Изменение способа обработки запросов на уведомления о прочтении

    1. В меню Файл выберите команду Параметры.
    2. Нажмите кнопку «Параметры почты».
    3. Нажмите кнопку «Параметры» отслеживания».
    4. Выполните одно из следующих действий:
      • отправка уведомлений о прочтении при их запросе – установите переключатель Всегда отправлять ответ;
      • отказ от отправки уведомлений при их запросе – установите переключатель Никогда не отправлять ответ;
      • включение уведомления о запросе уведомления о прочтении – установите переключатель Запрашивать, перед тем как отправить ответ.

    Выбор действия, выполняемого после перемещения или удаления сообщения

    1. В меню Файл выберите команду Параметры.
    2. Нажмите кнопку «Параметры почты».
    3. В списке После перемещения или удаления открытого элемента выберите нужное действие.
    4. Установите или снимите флажок напротив Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке.

    Получение уведомлений о доставке или прочтении сообщений

    Чтобы настроить получение уведомлений для всех сообщений:

    1. В меню Файл выберите команду Параметры.
    2. Нажмите кнопку «Параметры почты».
    3. Нажмите кнопку «Параметры отслеживания».
    4. Установите флажок напротив Уведомление о прочтении или Уведомление о доставке.

    Чтобы настроить получение уведомлений для одного сообщения:

    1. В окне сообщения нажмите кнопку «Параметры».
    2. В группе «Параметры» голосования и отслеживания установите флажок напротив Уведомить о доставке этого сообщения или Уведомить о прочтении этого сообщения.
  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector