Sdscompany.ru

Компьютерный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как связать excel и word

Обмен данными между Excel и Word

Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.

Вставить

Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:

    Выделите данные в Excel.

  • Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
  • Откройте документ Word.
  • На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) >Специальная вставка (Paste Special).

  • Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
  • Нажмите ОК.

    Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.

      Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).

    Связать

    Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.

    1. Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
    2. Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
    3. Нажмите ОК.


    Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.


    Измените данные в Excel.

    Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.

    Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

    Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

    Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

    Создание связи между Word и Excel

    Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка» . Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

    — нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

    — или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V» . В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать» , выбрать вариант вставки и нажать ОК.

    В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

    Выбор способа вставки данных

    Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

    Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

    В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

    Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

    Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

    Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

    Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

    В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

    В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

    Работа со связями через коды полей Word

    По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

    Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

    1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

    Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей ( ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой ( CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

    2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

    Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь , не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

    Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь .

    Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

    Слияние документов Word и Excel

    Слияние документов Word и Excel

    Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

    Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

    Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

    Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

    Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

    Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

    У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

    • создадим пустой документ;
    • перейдём на вкладку «Рассылки»;
    • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
    • выбираем пункт «Обычный документ Word».

    Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

    Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

    В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

    Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

    Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

    Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

    Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

    Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

    Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

    Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

    Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

    Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

    Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

    Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

    Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word

    Совместная работа приложений Mіcrosoft Excel и Word

    20.1 Теоретические сведения

    Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

    Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

    Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

    Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

    Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна «Вставка объекта», которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

    Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна «Вставка объекта» изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

    20.2 Цель работы

    Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

    20.3 Постановка задачи

    Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

    1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
    2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
    3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
      • в виде таблицы Word;
      • в виде внедренного объекта;
      • в виде связанного объекта.

    После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

    20.4 Пошаговое выполнение работы

    20.4.1 Включите ПК

    Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

    20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

    20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

    После запуска Microsoft Word откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

    20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

    После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга «Книга 1» с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец «Всего» и строку «Итого») в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

    20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

    20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

    20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Вставить;
    • В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

    Для этого выполните следующие действия:

    • выделите диапазон ячеек таблицы;
    • нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
    • перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
    • выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
    • установите переключатель в положение Связать;
    • В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

    20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

    20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • пересчитайте данные во всей таблице.

    20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

    20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

    • выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
    • удалите число 128 в ячейке G5;
    • данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
    • закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

    20.4.5 Завершение работы

    Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

    Copyright

    © Обучение в интернет, .
    Обратная связь

    Как использовать таблицы Excel в Microsoft Word

    Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.

    Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.

    Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.

    Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.

    Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.

    Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.

    Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.

    Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):

    В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.

    Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.

    В зависимости от форматирования Word Вам может потребоваться изменить размер или изменить его, чтобы все было видно.

    Читать еще:  Задание по ms word
  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector