Sdscompany.ru

Компьютерный журнал
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Заполнение word данными из excel

Заполнение word данными из excel

Версия от 24.09.2019

Операционная система: Windows

Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019/365

Надстройка для Word позволяет пользователям заполнять любое количество документов Word (.doc, .docm, .docx) данными, хранящимися в Excel-файлах (.xls, .xlsm, .xlsx).

Для работы с надстройкой необходимо:

1. Скачать архив с файлами, который станет доступен для скачивания сразу после оплаты (порядок оплаты);

2. В приложении Word установить основную надстройку (расширение dotm), следуя пошаговой инструкции по установке для различных версий Word в результате успешной установки на ленте Word появляется вкладка «Надстройки» и кнопка вызова диалогового окна программы;

3. В приложении Excel установить вспомогательную надстройку (расширение xlam) следуя пошаговой инструкции по установке для различных версий Excel. Эта надстройка не добавляет никаких вкладок и кнопок на ленту приложения. Вспомогательная надстройка добавляет в Excel пользовательские функции, позволяющие преобразовать некоторые значения к к определенному виду, например, даты в формат «дд» месяц гггг, числа в текст прописью, изменить падеж фамилии, имени, отчества и должности с именительного на родительный;

В состав вспомогательной надстройки для Excel входят следующие функции:

СуммаПрописьюРубли — преобразует число в текст прописью и подставляет рубли;

СуммаПрописьюЕвро — преобразует число в текст прописью и подставляет евро;

СуммаПрописьюДоллары — преобразует число в текст прописью и подставляет доллары;

СуммаПрописьюГривны — преобразует число в текст прописью и подставляет гривны;

СуммаПрописьюТенге — преобразует число в текст прописью и подставляет тенге;

ЧислоПрописью — преобразует целое число в текст прописью как в мужском, так и в женском роде (ИСТИНА — мужской, ЛОЖЬ — женский);

РодПадежФИО — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в разных ячейках);

РодПадежФИО_2 — преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в одной ячейке);

РодПадежДолжность — преобразует должность в родительный падеж;

ДатаСтрокой — преобразует дату к формату «dd» month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ИСТИНА, или к формату dd month yyyy, если аргумент «Кавычки» — ЛОЖЬ;

ВалютаРубли — определяет окончание целой части валюты по указанному числу;

ВалютаКопейки — определяет окончание дробной части валюты по указанному числу;

ДробноеЧислоПрописью — преобразует дробное число в текст прописью до тысячных.

4. Подготовить рабочую книгу Excel для внесения исходных данных (образец рабочей книги прилагается). Внести в столбцы «C» и «D» файла Excel данные для их дальнейшего использования в документах Word, коды должны быть уникальными. На основе этих кодов создаются метки для последующего внесения в шаблон документа Word;

5. Подготовить шаблон документа Word, для этого необходимо внести в документ Word специальные метки в строгом соответствии с заданными кодами файла Excel;

6. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке «Надстройки» в приложении Word;

7. Выбрать в диалоговом окне файл Excel с данными и режим работы программы;

8. При необходимости вставки таблиц из рабочей книги Excel в шаблон документа Word перейти на вкладку диалогового окна «Выбор таблиц для вставки» и заполнить пустые поля, предварительно создав в рабочей книге Excel диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц и закладки в шаблоне документа Word;

8.1. таблица должна быть размещена на отдельном листе рабочей книги с исходными данными, а диапазон ячеек таблицы должен быть заполнен именами закладок в шаблонах документов Word, адресами (либо именами) таблиц, именами листов, на которых расположены эти таблицы;

8.2. при необходимости можно изменить расположение каждой вставленной таблицы на листе документа Word (0 — по левому краю, 1 — по центру, 2 — по правому краю), предусмотрена возможность организовать автоматическую вставку служебных закладок вида «Img_clmn_номер» в ячейки таблицы столбца с заданным номером для одновременной вставки в эти ячейки изображений;

8.3. в шаблоне заполняемого документа необходимо зайти на вкладку Вставка/Ссылки/Закладка и создать необходимое количество закладок, присвоив им уникальные имена.

9. При необходимости вставки в шаблон документа Word изображений, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле «Выбор изображений для вставки» и заполнить пустые поля, предварительно создав в рабочей книге Excel диапазон ячеек с исходными данными для вставки изображений и закладки в шаблоне документа Word ;

9.1. таблица должна быть размещена на отдельном листе рабочей книги с исходными данными, а диапазон ячеек таблицы должен быть заполнен именами закладок в шаблонах документов Word, полными именами файлов изображений, высотой либо шириной изображений (если размеры отсутствуют, то изображение вставляется в натуральную величину) и способом обтекания изображения текстом;

9.2. при необходимости вставки изображений во вставленные таблицы необходимо использовать служебные закладки вида «Img_clmn_номер», для вставки изображений в произвольные позиции документов можно использовать любые другие имена закладок;

10. Сохранить сделанные в диалоговом окне установки, чтобы не повторять их в следующий сеанс работы;

11. Нажать кнопку «ОК».

1) выбирать файл Excel с данными для заполнения документа Word;

2) автоматически заполнять активный документ Word данными из выбранного файла Excel;

3) выбирать несколько документов Word для заполнения данными из Excel;

4) автоматически заполнять любое количество документов Word данными из выбранного файла Excel (например комплект договоров на продажу земельного участка, на регистрацию этого участка, на подключение его к коммуникациям, о порядке пользования, акт приема передачи и так далее ) ;

5) автоматически сохранять заполненные документы под уникальными именами и сообщать пользователю имя файла и путь к папке, в которую он сохранен;

6) задавать путь к папке для сохранения заполненных документов (по умолчанию документы сохраняются в ту же папку, в которой расположен шаблон заполняемого документа);

7) использовать значение заданной ячейки в именах заполняемых документов;

8) автоматически закрывать заполненные документы;

9) отключать вывод сообщений об именах заполненных документов и путях к папкам, в которые они сохранен;

10) автоматически записывать исходные данные на отдельный лист, формируя таким образом реестр заполненных документов;

11) копировать таблицы (расчеты, спецификации) из рабочей книги Excel с исходными данными в шаблон документа Word;

12) вставлять изображения (печати, подписи, эскизы) в шаблон документа Word;

13) сохранять настройки, сделанные в диалоговом окне, для последующих сеансов работы с надстройкой.

+ помощь при установке

+ помощь при настройке

+ бесплатные обновления

+ без привязки к компьютеру

*В случае, если в надстройку будут вноситься какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы будете получать бесплатно в течение одного года со дня покупки.

Распечатка бланков Word с данными из Excel

15 век. Стоит принц — ждет письма от любимой невесты.
3 дня стоит — не ест, не пьет.Наконец прилетает почтовый голубь.
Принц дрожащими руками открывает письмо, а там «Куем мечи. Недорого.»
Средневековый спам 🙂

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица Excel:

В ней хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса, имена и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником с помощью вот такого поздравительного письма в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать. В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) .

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек)
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек
  • в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются)
  • т.к. Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). «
Читать еще:  Распознать в word

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Здесь все проще — нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

Шаг 3. Слияние

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния ( StepbyStep Merge Wizard ) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters) .

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Вуаля! Получившийся документ можно отправить на печать или отредактировать-сохранить по желанию для похожих рассылок в будущем.

Ссылки по теме

Комментарии:

Для Николая! Спасибо за подсказку.
Но есть предложение (или просьба),если не затруднит Вас указывать для какой версии сделан приемчик и пример,потому что уже появился MS Office 2010 (темная лошадка),чтобы потом долго не мучаться.
Также имеется несколько просьб/вопросов.
1.Можно ли сделать сводные таблицы из даных собраных через общие книги,чтобы отсекать все неправильные изменения сделаные из удаленных офисов общей книге на сервере, а потом даные вигружать в таблицу в формате XML Ecxel 2003?
Возможно этакую проблему можно сделать в несколько этапов, тогда пожалуйста подскажите на примере- как коректно нужно работать с общими книгами особенно если листы для ввода даных разнесены на разных компах а сама книга «далеко» на сервере.
Вторая часть моего вопроса о работе с XML для импорта/експорта даних, есть в коментариях к статье «Импорт даных из внешних баз Access. «.
Заранее Благодарен!!

я решила проблему следующим образом^

Использование динамического обмена данными
Динамический обмен данными (DDE) — это метод передачи данных между приложениями, который доступен в операционной системе Microsoft Windows®. Он использует общую память для обмена данными. При использовании других методов обмена данными возникнет следующая проблема: данные из листа будут передаваться в формате, в котором они хранятся в Excel, а не с форматированием, применяемым к ячейкам листа.

Чтобы выбрать для обмена данными метод DDE при подключении к листу Excel во время выполнения слияния, нужно установить один флажок в Word:

В меню Сервис выберите Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.
Щелкните Подтверждать преобразование при открытии.
Во время выполнения слияния на этапе подключения к файлу данных после определения местоположения листа Excel, к которому следует подключиться, открывается диалоговое окно Подтверждение источника данных. Щелкните Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Microsoft Excel для поля Диапазон или имя выберите диапазон ячеек или лист, содержащий нужные сведения, затем нажмите кнопку ОК. Числа в документе слияния будут выглядеть так же, как в ячейках использованного листа Excel.

Примечание. Рекомендуется отключить параметр Подтверждать преобразование при открытии после завершения слияния. Иначе предложения подтвердить источник данных будут отображаться чаще, чем нужно.

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Читать еще:  Escal шрифт для word скачать бесплатно

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 747854 просмотра

Комментарии

Александр, сделайте доп столбец в исходной таблице (протянув формулу типа =B2, чтобы даты в двух столбцах одинаковые были), и назначьте этому доп. столбцу нужный формат даты. И из этого столбца подставляйте в шаблоны.

Добрый день. Во-первых, Игорь, спасибо вам за вашу программу — пользуюсь ею уже много лет. Во-вторых, вопрос: столкнулся с задачей: в excel дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (удобно для просмотра, компактно), а в word нужно вывести эту дату в формате длинной даты (12 апреля 1961 г., а то еще «12» апреля 1961 года). Как это можно сделать, т.к. пока в word переносится только тот формат, который используется в таблице.

Ответил вам на почту

Игорь, добрый день!
Скачал и протестировал 22.03.2020 демонстрационную версию Вашего макроса: FillDocuments
Версия: 3.2.7 от 26.11.2019

Нашел ряд ошибок при экспорте данных из Excel файла в Word, а именно:
1. Не происходит вставка в Header и Footer документа.
2. При вставке даты некорректно отображаются кавычки “10» марта 2020 г.
3. Сумма не переносится корректно, если в Excel ячейка не вмещается: #########

К сожалению, прикрепить файлы к данному сообщению не возможно.
Можно отправить исходные и полученные файлы с ошибкой Вам на почту?

С уважением,
Денис

Добрый день,
формирую XML путем подстановки данных из excel строк в нужные поля. потом сохраняю с расширентем .xml, файлы сохраняются в UTF8, а нужно в windows-1251.
скачал и установил ваш корректор в реестр — не помогло.
WIN10 64 DE

если расширение файлов устанавливать, как .txt , то кодировка , как и хотелось бы win 1251

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл. Получаю файл, но программа генерируете файл в кодировке UTF-8, а надо в windows-1251.

Что можно сделать?

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл.
как можно получить файл с расширением XML ?
т.е. если я делаю шаблон с расширением XML , то файл получается, но надстройка не подставляет в нужные места значения из строк. Если тот же шаблон в ворде, то я получаю заполненные как нужно файлы, ног в формате .doc

Моя программа (надстройка) никак не связана с вашими файлами, в которых хранятся данные.
Программа открывается, и хорошо, — от программы больше ничего не требуется, программа не должна открывать никакие файлы (файл с исходными данными вы открываете сами. Где он хранится у вас, это вам лучше знать)

У меня исчез файл Excel, где данные. Открывается программа и пусто.

Автор, ты гений! Какая это помощь отделу кадров, ты даже не представляешь! 1С можно выкидывать нахрен. Я в таком восторге, что ты не представляешь. Честно, пока не купил, потому что только пару часов как играю с твоим творением, но точно куплю! Это супер-мега-круто!

Эта ошибка из-за того, что Word подвисает.
Попробуйте другую версию Ms Office (я рекомендую версию 2010)

Добрый день! подскажите пожалуйста!
Пользуюсь триал версией и столкнулся с проблемой. Имеется Excel файл 10000 сторк 3 столбца программа прекрасно создает 10000 документов ворд с заменой. НО при наличие в Excel файле 10000 строк и 38 столбцов программа создает 350 файлов после чего в окне формирования документов отображает создание еще 100 документов(которые никуда не сохраняются) и после вылетает ошибка что сервер занят. Есть предположения это проблемы Wordа Excelя или надстройки?

Проверьте маску имени файла в настройках программы
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask
Примените стандартную маску <%str%>— <%filename%>. <%ext%>для проверки работоспособности.

Здравствуйте.
Хочу купить программу. Скачала бесплатную версию и столкнулась с такой проблемой. Создано 9 шаблонов, 8 — в ворд. 1 — в ексель. После нажатия «Сформировать документы» документы по шаблону ексель формируются всегда. Документы по 8 шаблонам ворд то формируются, то нет. При этом программа пишет, что создано 9 файлов, а по факту в папке сохранен всего 1.

Здравствуйте, после формулы «Пропись_РублиКопейки_сЧислами» появляется лишний пробел, в шаблоне его нет.

Забыл ещё одно. Есть возможность при выводе из надстройки в .PDF подхватывать заполненные значения полей Свойств документа: Заголовок, Автор, Тема, Ключевые слова.
Когда делаю перевод в .PDF из .XLSX своим макросом, это всё подхватывается, а из надстройки все поля пустые.

1. Сейчас сижу на 3.2.6, потому что при нажатии на этой странице «Скачать программу» она сохраняется размером 0 КБ. Можно какую-нибудь ссылку «нормальную» получить. Видать админы что-то позакрывали :(.
2. При формировании документов (много, около 250 штук из таблицы в 7500 строк) с установленной галкой на вывод в .PDF периодически происходит «зависание» на «больших» файлах. Выяснил момент зависания: выскакивает инфоокно «Публикация», ползунок на нём доходит почти до конца, выскакивает инфоокно «Сохранение файла», ползунок доходит до конца и это окошко не закрывается. Приходится «пинать» 🙂 — жать «Отмена». Файл при этом сохраняется и проблем в нём не видно, а процесс дальше идёт нормально.
3. Пункт меню «О программе» —> кнопка «Опции» —> в тексте чекбокса ошибка «Запускать настройку автоматически вместе с Excel». Должно быть «. надстройку. «?

Артём, не сталкивался с подобной проблемой
Моя программа никак не затрагивает картинки и прочие объекты в шаблонах, т.е. ничего там меняться не должно.

Добрый день.
При генерации документов Excel появилась проблема — в исходном шаблоне имеются несколько вставленных изображений (подписи). После формирования документов, в получившихся файлах все эти изображения уменьшаются в полтора раза. В чем может быть причина?

Да, возможно. В справке по программе об этом написано.
Привязываетесь не к названиям полей (текст слева/сверху от ячейки с данными), а к именам/адресам конкретных ячеек.

Возможно ли формировать договор из вертикальной таблицы??

Читать еще:  Word не хватает памяти

Дмитрий, скорее всего, маска имени файла неверно задана
(программа не может сохранить файл под нужным именем)
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask

Добрый день!
Я пока пользуюсь демо-версией.
Мне важно сначала разобраться. потом планирую купить.
У меня сейчас 1 проблема: после команды «Сформировать документы» папка с документами открывается, но документ не формируется. Хотя на печать отправляется. В чем может быть причина?

Екатерина, да, возможно
Читайте справку про подстановочные коды (можно брать данные из заданных ячеек)
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/FieldCodes

Второй тип кодов полей — ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы

Подскажите,пожалуйста, если таблица эксель, которую используем для заполнения шаблонов очень сложная и не умещается в одну строку,и имеет несколько столбцов. Возможно ли создать документ с хаотичным выбором ячеек из такой таблицы эксель? у меня итогу не было создано готового документа.

Здравствуйте, Никита.
Эта проблема не имеет отношения к моей программе, потому, не смогу помочь.
Моя программа просто нажимает кнопку «Печать» после формирования документов, т.е. это равносильно распечатке созданного документа вручную (можете открыть созданный документ и распечатать, будет так же по времени)

Добрый день!
Столкнулся с такой проблемой: связка Win10Pro + Office2019, документы по шаблону формируются, галка автопечать стоит, выводит один документ на печать, принтер уходит в затуп и печатает один документ примерно в минуту. Драйвера стоят самые последние. На этом же ПК в связке Win7Pro + Office 2010 такой проблемы не было. Подскажите, пожалуйста, в какую сторону «копать»? Спасибо.
ПыСы: лицензия куплена если что )

Армен, всё это написано на сайте, просто не все читают: https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Тут многие спрашивают про Mac, почему вы не рекомендуете программы эмуляции Windows на Маc. Например Parallels Desktop

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Импорт данных Excel в документ Word 2016

Опубликовано Михаил Непомнящий в 28.10.2016 28.10.2016

Инструменты текстового редактора Word 2016 позволяют быстро вставлять данные из электронных таблиц Excel, будь то обычная информация из текста и чисел или же в сочетании со сложными графиками и диаграммами.

Причем в дальнейшем после вставки будет возможность редактировать данные непосредственно из Word или же создать связь между объектом вставки и файлом Excel, чтобы любое изменение в электронной таблице автоматически сказывалось на содержимом текстового файла.

Для этого создаем новый документ в Word 2016 или используем ранее созданный, при необходимости добавляем заголовок и сопроводительный текст. Для вставки содержимого электронной таблицы в ленточном меню выбираем пункт «Вставка», идем в область «Текст» и нажимаем кнопку «Объект». В открывшемся окне переходим во вкладку «Создание из файла», нажимаем кнопку «Обзор» и выбираем место хранения Excel-файла для импорта. После этого нажимаем Ок.

Обратите внимание, что вставка осуществляется только содержимого первого листа, так что если ваша электронная таблица содержит несколько листов с данными, то второй из них и последующие вставлены в текстовый файл таким образом не будут.

Выбранные нами данные вставлены. Теперь мы можем поменять размер добавленной области выделив ее нажатием левой клавиши мыши и потянув за края. Также двойной клик по одной из ячеек позволит внести в новые данные, которые могут повлиять на содержимое остальных ячеек, если они связаны между собой формулами.

Если же вы хотите вставить содержимое электронной таблицы таким образом, чтобы в дальнейшем редактирование данных непосредственно в Excel приводили к изменениям вставленного содержимого в Word, необходимо на последнем шаге вставки данных – на вкладке «Создание из файла» – дополнительно проставить галочку в чекбоксе «Связь с файлом».

Еще одним способом копирования содержимого Excel-таблицы в Word является обычное выделение всех необходимых ячеек с последующим нажатием сочетания клавиш Ctrl+C. Для вставки в текстовом редакторе через меню «Главная» – область «Буфер обмена» под кнопкой «Вставить» необходимо нажать на стрелочку с выпадающим списком и выбрать «Специальная вставка». В открывшемся окне выбрать пункт «Лист Microsoft Excel (объект)» и нажать Ок.

Если же сделать вставку обычным способом – через сочетание клавиш Ctrl+V, то внешне вставленные данные могут не отличаться, однако при попытке внести изменения, меняться будут только конкретные значения, без учета имеющихся формул, а соответственно и влияния на графические элементы – гистограммы, графики и пр.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector